Agente de compras de bienes y servicios

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Fecha: 14 feb 2025

Ubicación: San José, CR

Empresa: Grupo Dokka

  1. Propósito

Asegurar el proceso de compras de Bienes y Servicios según los estándares e indicadores establecidos, en Grupo Dokka con el fin de aplicar el control presupuestario establecido, buscando siempre las mejores compras del mercado generando un ahorro continuo. 

 

  1. ACTIVIDADES ESPECÍFICAS

 

  1. Recibir los requerimientos de compras o servicios recurrentes y no recurrentes de los usuarios internos.
  2. Procesar las solicitudes de las compras o servicios.
  3. Buscar las proformas del bien o el servicio requerido de compras no recurrentes, buscando por medio de una negociación la mejor opción en el mercado.
  4. Realizar el cuadro comparativo que permita gestionar la compra al mejor precio y servicio
  5. Gestionar la solicitud de compra para aprobación del bien o el servicio (compras Recurrentes y no

Recurrentes)

  1. Dar seguimiento al procesador de solicitudes
  2. Crear la orden de compra
  3. Enviar la orden de compra al proveedor respectivo
  4. Confirmar recepción de la orden de compra
  5. Modificar o cancelar órdenes de compra
  6. Dar seguimiento a la orden de compra
  • Girar instrucciones de entrega
  • Recibir los productos (detectar posibles diferencias) y continuar o devolver.
  • Recibir los documentos para tramite de pago.
  1. Realizar el proceso de recepción Física del bien y/o coordinar la entrega del servicio, certificando la recepción del bien o servicio.
  2. Realizar la entrega del Bien al usuario solicitante en oficinas centrales
  3. Realizar la recepción electrónica en Oracle
  4. Realizar el proceso de File on (cargando los documentos correspondientes en el repositorio)
  5. Gestionar ciclo de vida de la orden de compra
  6. Realizar proceso de Bot (mantenimiento de información en herramienta por definir)
  7. Realizar apertura de proveedores en Oracle (administración link para registro)
  8. Dar seguimiento hasta el alta o registro del proveedor en Oracle
  9. Crear Acuerdos de compra
  10. Dar Mantenimiento a Acuerdos de compra
  11. Evaluación y selección de proveedores
  12. Crear y aplicar calificaciones de proveedor
  13. Crear Códigos BYS (siglas de productos de bienes y servicios)
  14. Mantener actualizada la base de datos de códigos de bienes y servicios
  15. Generar reportería relacionado a toda la información de bienes y servicios

 

  1. CONTEXTO

a. Desafíos

Lograr que el proceso de compras a través de Bienes y servicios se lleve a cabo en el menor tiempo posible con el mejor precio, servicio y calidad, para la generación de ahorros y KPI´s adecuados

 

b. Principales áreas de relación interna

c. Relación externa

Todas las Unidades de Negocio de Grupo Dokka y Regional

 

 Proveedores

 

d. Otros roles o participaciones dentro o fuera de la organización

N/A

 

  1. CONOCIMIENTOS, EXPERIENCIA Y HABILIDADES

a. Preparación Académica

Bachiller educación media.

Deseable: Graduado como técnico de Ejecutivo de Servicio al cliente o afín,

estudiante de Compras o administración de empresas o carreras afines.

b. Experiencia Laboral

Experiencia en labores de apoyo de oficina, departamentos de compras, servicio al cliente, seguimiento, controles de los procesos de un depto de compras o áreas de servicio.

 

 d. Requisitos Adicionales

Manejo de Excel - Intermedio

Office intermedio

Deseable no indispensable