Asistente de Compras Nicaragua

1. Propósito de la posición

Recibir y registrar controles por devoluciones de ventas a fin de entregar las notas de créditos a los clientes. Colaborar en el proceso de compras de productos a fin de garantizar el nivel óptimo de inventario para el cumplimiento de las metas de ventas.

2. Actividades Específicas

1. ​Recibir controles de devoluciones de Buen estado y Vencidos a fin de garantizar un control sobre la información detallada en la boleta de devolución aplicando la política correspondiente. 

1. Evaluar si los controles cumplen con el procedimiento. 

2. Registrar los controles por devoluciones de Buen estado y Vencidos a fin de procesar la nota de crédito al cliente. 

a- Buscar referencias de ventas de productos indicados en el control de devolución, tomando en cuenta fecha de ventas, fecha de fabricación, vida útil y fecha de vencimiento. 

b- Ingresar al sistema Oracle los controles por devoluciones de ventas con lo detallado en boleta (cuenta del cliente, referencia, ítem, cantidad de producto). 

c- Recepción de llamadas de agentes de ventas y clientes para dar información sobre política de devoluciones y dar referencias de ventas. 

a. Continuación Actividades Específicas

3. Verificar la información procesada en los controles por devolución a fin de corroborar y constatar lo otorgado en nota de crédito al cliente.  

a- Imprimir boleta de devolución por cada control procesado y anotarlo en la bitácora de control. 

4. Entregar los controles por devoluciones de ventas procesados a fin de garantizar un proceso con fluidez. 

a. Entregar los controles por devolución procesados al responsable de recepción de los controles para que la información registrada en sistema Oracle sea cerrada. 

5. Elaborar reporte de devolución a fin de garantizar los procesos en que incurren las demás áreas con la información suministrada. 

a-  Preparar reporte de devoluciones mensual. 

b- Elaborar reporte consolidado y general con la información generada en el reporte de devoluciones llevando un comparativo y control de las devoluciones registradas en el mes. 

b. Continuación Actividades Específicas

6. ctualizar plantilla de pedidos a fin de garantizar un cálculo asertivo de lo que se comprará. 

a. Actualizar inventario, proyecciones suministradas por Ventas y provisión del inventario para proceder a calcular el pedido que será solicitado al proveedor. 

7. Enviar plantilla actualiza para revisión y aprobación a fin de garantizar que la información suministrada esté correcta. 

a-  Actualizar la información de la plantilla para colocación de pedido enviándosela posteriormente a Gerencia de Logística para revisión y aprobación a fin de garantizar que la información suministrada este correcta. 

b- Proceder a cargar la orden de compra al sistema Oracle y a la plataforma del proveedor, si se requiere, con las indicaciones suministradas por gerencia a fin de mantener un control de lo que se solicitará en factura. 

c- Colocar orden de compra vía correo al proveedor que corresponde para dar inicio el proceso de facturación por el proveedor a fin de garantizar el cumplimiento del proceso con fluidez. 

d- Mantener seguimiento vía correo el proceso de la facturación a fin de garantizar que la factura sea emitida por parte del proveedor según requerimiento de la empresa. 

c. Continuación Actividades Específicas

8. Revisar facturación emitida por el proveedor a fin de asegurar que lo solicitado en orden de compra concuerden con lo facturado por el proveedor. 

a. Revisar que las facturas emitidas por el proveedor coincidan con lo solicitado en orden de compra. 

b. Validar fecha de expiración de las líneas facturadas (Si las fechas de expiración son menores al vencimiento requerido por la empresa se procede a solicitar carta compromiso al proveedor). 

c. Enviar revisado de factura vía correo a las áreas correspondientes (Costeo, Importaciones, Gerente de Logística, Encargado de compras). 

9. Realizar reporte de medición de abastecimiento (Fill Rate) a fin de avalar que el proveedor esté cumpliendo con nuestro requerimiento en orden de compra. 

a. Realizar reporte mensual que consiste en un comparativo de lo facturado por el proveedor versus lo solicitado en orden de compra para corroborar el abastecimiento de inventario según facturación emitida por el proveedor. 

10. Cualquier asignación solicitada por la jefatura. 

6. Contexto

a. Desafíos

Atención directa a los clientes para consultas sobre el registro de las notas de créditos (Monto otorgado en Nota de Crédito). 

Lograr el registro de las devoluciones entregadas por los agentes que vienen de zona foránea y cada 15 días. 

Incremento de colocaciones de pedidos según solicitudes extraordinarios de los laboratorio. 

Validación del contenido de las facturas emitidas por los diferentes proveedores cada uno en su formato particular. 

Colocación de órdenes de compras en las diferentes plataformas de cada proveedor. 

Conocimientos, experiencia y habilidades

Preparación Académica

Estudiante de tercer año o superior de carrera universitaria de ingeniería industrial, comercio internacional, administración de empresas o carrera afín.

Experiencia Laboral

en procesos administrativos de compras

Competencias

Requisitos Adicionales

​Manejo intermedio de Office y Oracle. 

Manejo avanzado de Excel, experiencia en creación de tablas dinámicas.